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Etiqueta no e-mail corporativo: O que escrever e o que não escrever

Na hora de enviar um e-mail profissional, diversas pessoas acabam pecando na informalidade ou na falta de conhecimento sobre a ?etiqueta? dos e-mails. Veja os pontos mais importantes a se atentar na hora de enviar um e-mail.




??Vivemos em uma realidade cada vez mais conectada com a internet e, com isso, há diversas opções de comunicação que vão desde as redes sociais até o whatsapp. Contudo, nada disso substitui completamente o uso dos e-mails. 


Esta ferramenta surgiu em 1971 através de uma necessidade do programador Ray Tomlinson que precisava se comunicar com todos os seus colegas de projetos e criou uma forma mais simples e prática de fazer isso de uma só vez.


De lá para cá, o e-mail tornou-se parte integrante de nosso dia a dia, tanto no âmbito profissional como no pessoal. Muito além de uma forma de comunicação, o e-mail auxilia até mesmo para que haja documentação do que está sendo falado, facilitando inclusive se for preciso ?voltar? a uma conversa e rever o que foi dito, explicado ou combinado.


Contudo, até mesmo pelas outras opções de comunicação que possuem uma linguagem mais informal - como o whatsapp, por exemplo - muitas empresas e funcionários acabam tendo dificuldade de manter uma certa etiqueta nos e-mails, o que acaba rendendo conteúdo pouco objetivo, pouco formal, podendo até mesmo gerar desentendimento dentro da empresa.


Para que isso não ocorra, é importante que a empresa aplique treinamentos periódicos sobre utilização de e-mails e que os colaboradores estejam engajados em absorver e aplicar os ensinamentos para juntos obterem uma melhora na comunicação.


Neste artigo separamos algumas dicas para seguir na hora de enviar um e-mail profissional.




Assunto


O assunto do e-mail serve para que as pessoas já saibam sobre o que se trata mesmo antes de abri-lo, pois elas escolhem se vão ou não abrir um e-mail de acordo com o assunto. Por isso, seja sucinto e objetivo com termos como: ?Mudança de data?, ?Alinhamento com equipe?, ?Novo procedimento? etc.




CC - Com Cópia


A opção com cópia é apenas para dar visibilidade a outras pessoas sobre o assunto referendado. Não é esperado uma ação ou resposta da parte delas.




Responder ou Responder a todos


Pense um pouco sobre isso antes de selecionar a opção. Se o assunto é direcionado a uma pessoa específica, responda apenas àquela pessoa. Contudo, há diversas situações onde algumas pessoas foram colocadas em cópia para estarem cientes do assunto. Neste caso, mantenha-as em cópia respondendo a todos.




Menos é mais


Apesar dos dois pontos anteriores, tome cuidado na hora de incluir pessoas em cópia do seu e-mail ou na hora de responder a todos. Na dúvida, converse com as pessoas e entenda a melhor opção dentro da sua empresa com seus superiores. Infelizmente diversas pessoas acabam incluindo a ?empresa toda? em e-mails que dizem respeito apenas a seu setor. Isso acaba gerando uma grande quantidade de e-mails desnecessários que acabam apenas lotando a caixa de entrada de todos e diminuindo toda a produtividade.




Seja profissional nas saudações


Lembre-se que um e-mail faz parte do seu trabalho e, por isso, não deve ser tratado como uma conversa entre amigos. Assim, fuja de saudações informais como ?e ai? ou ?beleza?. Sempre opte por saudações mais formais como ?oi? e ?olá?. Em casos de e-mails mais delicados, pode-se, inclusive, utilizar algo mais formal como ?Caro?. 


Somado a isso, evite pontos de exclamações e abreviações de nomes. São detalhes um tanto quanto informais e não cabem em um e-mail profissional.




Caixa de entrada limpa


Não deixe de responder seus e-mails. Para se organizar melhor durante seu dia de trabalho, uma ótima opção é reservar alguns horários para checar e responder seus e-mails, pois isso demonstra uma boa gestão de tempo e garante maior foco e produtividade.




Prime pela boa escrita


Mais uma vez: o e-mail é uma ferramenta importante de trabalho e por isso deve ser escrito com uma boa linguagem e sem erros de português ou até mesmo de digitação. Sempre  revise seu e-mail antes de enviar. Este simples ato te auxiliará a perceber formas de melhorá-lo além de te ajudar a corrigir possíveis falhas.




Assinatura do e-mail


Diversas empresas já possuem uma assinatura de e-mail padrão a qual deve ser seguida, sem alterações. Caso não tenha, seguem alguns detalhes que toda assinatura deve conter:




Seguindo essas dicas, seu e-mail será sempre profissional, em bom tom, além de otimizar essa ferramenta para todos dentro da empresa e também para a comunicação com seus clientes.