Se você procura uma forma de aumentar a produtividade, diminuir custos e otimizar processos, a metodologia 5S pode ser a solução para mudar a cultura da sua empresa.
Shitsuke
Seiton
Seiri
Seiketsu
Seisou
Estas são as 5 palavras que compõem a Metodologia 5S.
Tal metodologia é conhecida mundialmente e é a escolha de diversas empresas para garantir que suas equipes alcancem melhores resultados. É altamente indicada em momentos em que a empresa precisa de extrema organização e disciplina ao realizar suas atividades.
Os 5Ss já foram amplamente aplicados por diversas empresas, desde grande a pequeno porte e todas reportaram uma mudança total em seu desempenho, deixando evidente sua efetividade. A maioria delas relata um cenário de maior organização e até mesmo um ambiente de trabalho mais empático, onde seus funcionários sentem-se mais confortáveis, o que resulta em mais produtividade, qualidade das tarefas e sentimento de realização.
Se este cenário é exatamente o que sua empresa está precisando, este artigo te ajudará a entender como começar a mudança.
Começou no Japão
Os 5Ss foram desenvolvidos no Japão logo após o fim da Segunda Guerra Mundial. Durante tal período, o país enfrentou uma gigantesca crise econômica e a solução para sair da crise trouxe a necessidade de criar mercadorias de qualidade e com um custo que tornasse possível competir com as empresas ocidentais.
Como pode-se imaginar, o cenário era extremamente desafiador e fez com que as empresas procurassem alternativas com o objetivo de: diminuir custos, manter a qualidade e aumentar a produtividade. Somado a isso, diversos setores passaram por alterações, desde a cultura da empresa até o comportamento do cliente.
Nesse turbilhão de variáveis que os 5Ss nasceram e se provaram uma das metodologias mais eficientes no mundo corporativo, auxiliaram o país a enfrentar a crise e se tornar uma das potências mundiais da atualidade.
Vamos entender cada um dos Ss?
Seiri
Significa senso de utilização e sua função é trazer uma reflexão sobre o que é realmente utilizado, ou seja, realmente necessário para as operações da empresa. É comum termos tantos itens quanto processos excessivos que acabam onerando ao invés de auxiliar na entrega dos produtos/serviços.
Desta forma, o senso de utilização faz com que se mantenha apenas o que for essencial para a produção, sem excessos. Isto serve desde itens para a produção de um determinado produto, até itens nos locais de trabalho.
Por exemplo: se há algum item em uma mesa que não está sendo utilizado, este está em excesso e não é crucial para a produção e deve ser retirado do local, ou então, caso haja algum processo de envio de e-mail que acaba sendo ?re-trabalho?, pois o mesmo já é feito no sistema, este é considerado excesso e deve ser removido do procedimento padrão.
Com tais ações, é possível manter operações mais enxutas que, consequentemente, tornam-se mais produtivas e até mesmo mais rápidas, e, assim, com melhores resultados.
Seiton
Este deve-se ao senso de organização. A organização, tanto da mesa de trabalho, quanto dos processos deve ser otimizada sempre tendo a vista e de forma acessível tudo que for utilizado regularmente.
Pode parecer óbvio, mas acaba sendo mais comum dificultarem o acesso a detalhes corriqueiros. O resultado desse desafio é que se gasta mais tempo para ter acesso ou para fazer as tarefas que são mais rotineiras, ou seja, perdendo-se um tempo precioso na operação da empresa.
Ao rever a organização de itens de escritório, de trabalho e até mesmo acesso a pastas corporativas de forma a agilizar o acesso, ganha-se tempo e, consequentemente, produtividade de toda a empresa.
Seiso
O senso de limpeza vem como algo crucial para garantir um bom ambiente de trabalho.
Tal responsabilidade cai tanto sob a própria administração da empresa quanto sob os funcionários que devem se comprometer a manter uma estação de trabalho limpa, sem lixos ou sujeiras expostas. Por mais simples que isso possa parecer, diversas empresas e funcionários pecam neste quesito.
O resultado apresentado ao manter-se a limpeza do local de trabalho em sua totalidade é uma maior facilidade de identificar falhas nos processos. Uma vez que é mais fácil ?enxergar? tais falhas, torna-se mais simples corrigi-las e aumentar a produtividade pelas correções e também a qualidade do local de trabalho.
Seiketsu
Lembrete: este deve ser implementado apenas após serem revistos os pontos anteriores, isso porque é indispensável uma preparação de tudo para chegar nesse passo.
Este é o senso de padronização, ou seja, de normas, de ?passo a passo? para cada uma das tarefas da empresa.
A psicologia explica que nosso cérebro é preguiçoso e está sempre tentando economizar energia. Com isso, a rotina, ou seja, a tarefa repetitiva é essencial para ajudar o cérebro a entender o que deve ser feito, se acostumar com isso e realizar de tal forma, ainda economizando energia.
Com isso em mente, fica mais fácil entender que, no momento que padronizamos um processo na empresa, facilitamos que cada funcionário acostume seu cérebro a desempenhar aquela função com grande aptidão, ao estabelecer uma ?rotina? para isso.
Fora isso, a padronização traz uma qualidade na entrega do produto ou serviço, sendo possível controlar a forma que é feita e garantir que será feita da mesma forma independente de quem desempenha a função. Tal consequência reflete diretamente na experiência do consumidor que tende a ficar mais satisfeito com sua compra, aumentando as oportunidades de indicar e divulgar sua empresa.
Shitsuke
??????O último S traz o senso da disciplina. Este revisita a obrigação de haver disciplina como parte da cultura da empresa, sendo esta seguida por todos, desde a diretoria até os colaboradores.
É apenas através da disciplina que será possível firmar as alterações feitas na empresa através dos 4Ss anteriores e manter as melhorias alcançadas.
Juntando e aplicando os 5Ss
Recapitulando:
Seiri = senso de utilização
Seiton = senso de organização
Seiso = senso de limpeza
Seiketsu = senso de padronização
Shitsuke = senso da disciplina
Como você pode ver, os 5Ss são muito mais que uma mudança de processos, mas de cultura da empresa. Através de uma revisão que vai desde mesas de trabalho até processos, e muita disciplina, é possível firmar um ambiente de trabalho mais harmônico e funcional, onde os funcionários têm acesso ao essencial, sem excesso de informações para a conclusão de suas funções.
Lembre-se: nada é possível sem o último S, a disciplina. Para isso, é primordial o comprometimento e empenho de todos da empresa, onde, os cargos gerenciais, devem ser os primeiros a dar o exemplo.
Te convidamos a aplicar os 5Ss em sua empresa e depois nos contar como foi o resultado.
